myyntisaamisten turvaaminen poikkeustilassa

Tiedätkö, miten voit ohjata asiakkaidesi maksukäyttäytymistä kriisitilanteessa? On hyvä huomioida, että asiakkaillasi voi olla haastava tai jopa haastavampi tilanne kuin yritykselläsi. Asiakkaasi saattavat pyytää lisää maksuaikaa, isompia luottolimiittejä tai he jättävät laskut maksamatta, vaikka eräpäivä on jo mennyt. Kaikki nämä vaikuttavat yrityksesi sisääntulevaan kassavirtaan ja pahimmassa tapauksessa yrityksesi maksukyky heikkenee.

Tässä kirjoituksessa listaan keinoja luottoriskin hallintaan ja myyntisaatavien läpinäkyvyyden parantamiseen poikkeustilassa. Olen jakanut checklistan eri osa-alueisiin, jotta sitä olisi helpompi hahmottaa.

 

Checklist luottopolitiikan kiristämiseen

Nyt on syytä kiristää tai vähintään tarkistaa oma luottopolitiikka. Ennen checklistin läpikäyntiä, selvitä luottopolitiikan nykyinen tila näiden kolmen kysymyksen kautta:

  1. Kuka yrityksessänne saa tehdä päätöksen maksuehdoista ja luottolimiiteistä?
  2. Milloin ja miten asiakasta muistutetaan erääntyneistä saatavista ja kuka sen tekee?
  3. Millä ehdoilla tai milloin asiakkaan toimitusten/tilausten hyväksyntä lopetetaan?

Tämän jälkeen voit lähteä kiristämään luottopolitiikkaa seuraavan checklistin avulla:

  • Luo väliaikainen luottopolitiikka ja ota se käyttöön heti. Saat suurella todennäköisyydellä tiedusteluita asiakkailtasi ehtoihin liittyen
  • Estä maksuehtojen muutokset, jotka vaikuttavat kassavirtaan heikentävästi, esimerkiksi siten, että vain CFO saa hyväksyä muutokset
  • Muuta tarvittaessa roolitusta siitä, kuka muistuttaa asiakkaita erääntyneistä saatavista ( asiakasvastaava vs. reskontra) ja mitä kanavaa pitkin (puhelin vs. kirje)
  • Tiukenna uusille asiakkaille tarjottavia ehtoja, jotta kokonaisriskitaso pysyy hallinnassa
  • Harkitse tarkkaan luottovakuutuksien antamista, sillä korkean riskin asiakkaille vakuutuksia ei välttämättä saa tai saa vain hyvin kalliilla hinnalla
  • Kommunikoi väliaikaisesta luottopolitiikasta kaikille relevanteille osapuolille (laskutus, myynti, luotonhallinta, koko johtoryhmä)

Checklist maksuehtojen ja saamisten hallintaan

Maksuehtojen neuvottelujen sijaan kannattaa nyt keskittyä luottolimiittien läpikäyntiin asiakaskohtaisesti ja myyntisaamisten hallintaan eurotasolla. Jotta voit tehdä päätöksiä tehokkaasti, ota seurantaan mukaan luottolimiitti, maksuehto ja -käyttäytyminen (DSO), sekä tulevat toimitukset.

  • Aseta parhaan näkemyksesi mukaan tarpeeksi tiukat limiitit asiakkaittain. Arvinoissa voit käyttää apunasi esimerkiksi keskimääräistä kuukausimyyntiä ja olemassa olevaa maksuehtoa
  • Ota riskiryhmässä olevat suuret asiakkaat päivittäiseen seurantaan
  • Harkitse ennakkomaksujen asettamista heikon luottoluokituksen asiakkaille (myös osittaiset ennakkomaksut ovat mahdollisia)
  • Pysäytä toimitukset heti, jos lasku erääntyy
  • Seuraa asiakkaiden saamisia eurotasolla. Pidä vähintään kerran viikossa avoimien laskujen seurantapalaveri, jossa ovat mukana myynti ja luotonhallinta/reskontra (AR tiimi). Päättäkää toimenpiteet erääntyneiden kotiuttamiseksi
  • Käy maksuehtoneuvotteluja vain sellaisten asiakkaiden kanssa, joiden kassavirta on eryityisen hyvässä tilanteessa ja sovi vain väliaikaisesta maksuehdosta

Checklist laskutusprosessin karkeaan optimointiin

  • Varmista, että laskut lähtevät täydellisin tiedoin vähintään viikoittain, jos päivittäinen laskutus ei ole mahdollista
  • Dokumentoi laskutusprosessi ja päivitä sitä säännöllisesti. Toiminnan seuraaminen on avainasemassa, kun poissaoloja saattaa olla normaalia enemmän ja vastuut olla epäselvät

Checklist proaktiivisen perinnän käyttöönottoon

  • Varmista asiakkaan kanssa heti, kun toimitus on suoritettu ja lasku lähetetty, että toimitus, dokumentointi ja koko suoritus on ollut täydellinen
  • Suurten laskujen osalta ole yhteydessä asiakkaaseen jo ennen eräpäivää ja tiuhaan tahtiin, mikäli laskut erääntyvät
  • Peri yli 7 päivää erääntyneet laskut mahdollisimman voimakkain keinoin, ja aseta asiakas tulevien tilausten osalta ennakkomaksuehtoon. Mitä aiemmin perintätoimet aloitetaan, sitä suurempi on saatavien todennäköinen saaminen.
  • Käy läpi erikseen kaikki nykyiset erääntyvät laskut ja kontaktoi asiakkaat. Asiakkaan ehdottaman maksuaikataulun on oltava uskottava ja nopea, muuten laita asiakas kokonaan tilaus- ja toimituskieltoon

Muista myös nämä keinot kassan ja riskin hallinnassa

 

1. Factoring-ratkaisut

Factoring-ratkaisu kannattaa ottaa nyt mahdollisimman laajasti käyttöön suurten ja keskisuurten asiakkaiden osalta rahoituksen optimoimiseksi molempien osapuolien kannalta. Uskomme, että pankit ovat nyt mukana kohtuullisin ehdoin. Recourse factoring on toimiva ratkaisu, jos luottoriski ei ole suuri. Nonrecourse factoringissä (luotto)riski on lähtökohtaisesti rahoittajalla, mutta siinäkin on oltava silti tarkkana.

 

2. Kysynnänhallinta ja hinnoittelu

Kassa-alennuksia kannattaa nyt harkita, mikäli saat niiden turvin kotiutettua rahat nopeammin. Jos annat kassa-alennuksia, varmista, että asiakas maksaa 100% ajallaan. Hätäisiin hinnoittelupäätöksiin ei kannata ryhtyä. Mieti tarkkaan, miten hinnanalennus vaikuttaisi kysyntään ja kassavirtaan, esimerkiksi voisitko suorien tuotealennusten tarjoamisen sijaan korottaa jälkihyviteprosentteja korkeimmille ostovolyymeille?

Lue lisää hinnoittelusta: 3 näkökulmaa hinnoitteluun kriisiaikana

 

3. Riskienjako toimitusketjussa

Jos oma riskitaso on kohtuuttomalla tasolla tiettyjen avainasiakkaiden osalta, on nyt tärkeää ymmärtää kokonaistilanne kaupallisten ehtojen, varastointimäärien, toimitusaikojen ja muun oleellisen osalta. On perusteltua pyrkiä tasapainottamaan pääoman sitoutumista toimitusketjun eri osa-alueisiin. Parasta kaikkien kannalta on se, että tilanteen yli pääsevät sekä toimittajat että asiakkaat. Harkitse, käytkö samanlaisen läpikäynnin myös avaintoimittajien osalta.

Kävin tätä listaa läpi myös webinaarissamme, josta on tallenne saatavilla. Webinaarissa kerroin muun muassa case-esimerkin, mitä tehdä tilanteessa, jossa asiakas ilmoittaa maksavansa laskun 90 päivän maksuehdolla alkuperäisen 45 päivän sijaan.

Katso webinaaritallenne

 

Myyntisaamiset checklist on osa Turvaa kassa kriisin yli -webinaarisarjaa. Sarjan muiden osien tulevat webinaarit, tallenteet ja kirjoitukset näet tältä sivulta. 

redline (1)

Kirjoittaja

Anssi Panulalla on kokemusta myyntisaatavien optimoinnista Suomesta ja ulkoimailta erityisesti kuluttajatuotteiden ja konepajateollisuuden parista.