Ostovelkojen priorisointi poikkeustilassa

Talouden matalasuhdanteessa käyttöpääoman vapauttaminen on yrityksen toiminnan kannalta kriittistä. Yksi käyttöpääoman komponenteista on ostovelat, joihin keskitytään tässä blogikirjoituksessa.

Yrityksen taseessa ostovelat on siitä poikkeuksellinen tase-erä, että mitä enemmän on ostovelkoja sitä vähemmän on käyttöpääomaa. Tavoitteena on siis kasvattaa ostovelkoja, jotta yrityksen kassaan vapautuu rahaa. Tässä blogikirjoituksessa annan toimenpide-ehdotuksia ostovelkojen kasvattamiseen.

tase-kuva


Keskity toimenpiteisiin, joilla on suurin kassavirtavaikutus

Pilkon tämän checklistan ostoprosessin eri osa-alueisiin selkeyden vuoksi. Alla näet yksinkertaistetun version ostoprosessista:

Etenkin nyt COVID19 aiheuttaman talouden matalasuhdanteen aikana kannattaa keskittyä toimenpiteisiin, joilla on suurin kassavirtavaikutus. Ostoprosessin näkökulmasta suurimmat kassavirtavaikutukset tapahtuvat tyypillisesti toimittajarajapinnassa. Sen vuoksi myös tämän checklistin toimenpide-ehdotukset painottuvat neljään ostoprosessin osa-alueeseen:

  1. Toimittajat
  2. Sopimuksen ehdot
  3. Tilaus
  4. Maksatusprosessi

 

1. Toimittajat

1A. Tee suunnitelma toimittajavalinnoista ja niiden keskittämisestä

Ennen kuin lähdet neuvottelemaan sopimusehdoista toimittajien kanssa, käy ensin sisäisesti läpi, mikä yrityksenne kannalta on nyt järkevintä. Seuraavat kysymykset auttavat sinua tekemään oikeita päätöksiä toimittajavalintojen suhteen:

  • Onko kannattavampaa tulla hinnassa vastaan, jotta saisitte suotuisammat ehdot volyymeihin tulevien kuukausien osalta?
  • Voitteko keskittää hankinnat toimittajille, joilla on kassavirran kannalta suotuisimmat maksuehdot, vaikka hintatasossa olisi eroja?
  • Voitteko priorisoida paikallisia toimittajia toimitusaikojen, ehtojen ja hallinnan myötä? Onko esim. mahdollista ostaa Suomesta, jotta toimitusajat olisivat mahdollisimman lyhyet?
  • Vinkki: jos voit käyttää tukkureita, osta tukkurin varastosta pienissä erissä lyhyellä toimitusajalla ja pitkällä maksuehdolla.

 

1B. Ota käyttöön toimitusrahoitus toimittajien kanssa (Supply Chain Finance)

Toimittajarahoitusratkaisun laaja levittäminen on hyvä vaihtoehto tässä tilanteessa, sillä näin te ostavana yrityksenä mahdollistatte toimittajillenne ja itsellenne parhaan mahdollisen kassavirran. Uskomme, että pankit ovat nyt mukana kohtuullisin ehdoin.

Toimitusrahoitus toimittajien kanssa (SCF)
Yksinkertainen kuvio siitä, miten toimitusrahoitus toimittajan kanssa toimii.

Huom. Tämä ei ole nopein ratkaisu maksimoida kassavirtaa, mutta potentiaalia tässä rahoitusmallissa on erittäin paljon, mikäli saat useamman toimittajan tähän mukaan.  

 

2. Sopimuksen ehdot

2A. Neuvottele toimittajien kanssa maksuehdot ja minimitilauserät

Tässä checklistan kohdassa haluan korostaa, että pienyritysten kohdalla yksipuolinen pakottaminen pidempiin maksuehtoihin on vastuutonta. Muista siis tarkastella tilannetta myös toimittajan näkökulmasta ja pyri löytämään kaikkia osapuolia hyödyttävä ratkaisu.

Tässä toimenpide-ehdotukset maksuehtojen ja minimitilauserien suhteen:

  • Neuvottele lyhyet maksuehdot pidemmiksi. Priorisointia auttaa, kun lasket vuosioston päiväarvon (vuoden ostoarvo / 365). Tämä päiväarvo on yksinkertainen indikaattori siitä, millaisen positiivisen vaikutuksen ostovelkoihin yhden päivän pidempi ehto tuo. Mitä pidempi ehto saadaan neuvoteltua ja mitä isompi ostovolyymi sitä suurempi vaikutus sillä on.
  • Mikäli pidennettyihin maksuehtoihin ei suostuta, pyri hakemaan vahvoilta avaintoimittajilta joustoa maksuaikojen osalta. Toimittajien kannalta heidän asiakkaidensa selviäminen on paras vaihtoehto.
  • Minimoi tilauserät. Tilaa vähemmän mutta useammin.

Katso myös webinaaritallenne: Kuinka onnistua maksuehtoneuvotteluissa toimittajien kanssa

2B. Neuvottele vuokrasopimuksista

Kartoita, miten saisitte tiloistanne ja mahdollisista kiinteistöistänne vapautettua rahaa kassaan.

  • Neuvottele vuokranantajan/-antajien kanssa vuokravapaista kuukausista tai maksun eräpäivien siirroista eteenpäin. Jo vuokran eräpäivän siirrolla alkukuusta loppukuuhun on vaikutusta kassavirtaasi.
  • Voisitko myydä mahdolliset kiinteistöt ja vuokrata ne takaisin?

 

3. Tilaus

3A. Johda ostajia

Kysyntä ja sen ennustaminen on tällä hetkellä todella epävarmaa. Sen vuoksi ostopolitiikan uudelleenjärjestely on kriittistä, jotta varastoon ei sitoudu turhaan käyttöpääomaa. Käy keskustelua ostajien kanssa etäyhteyksin ja sopikaa yhdessä pelisäännöt, joita kaikki noudattavat systemaattisesti.

  • Älä osta tavaraa isoissa erissä ja pitkillä varmuusajoilla, vaikka sellainen tuntuisikin itsestä turvalliselta.
  • Osta hallitusti ja vain todelliseen tarpeeseen. Huomioi se tosiseikka, että asiakkaalta voi tulla peruutuksia.
  • Tilaa pullonkaulakomponentteja kontrolloidusti ja keskitetysti.
  • Kiellä ei-pakolliset ostot toistaiseksi.

Lue myös blogikirjoitukset:
Checklist: teollisuusyritysten varastonhallinta poikkeustilassa
Checklist: tilaus-toimitusketjun ohjaus poikkeustilassa

3B. Käy ostotilaukset manuaalisesti läpi

Siirry ostotilauksien viikoittaiseen manuaaliseen läpikäyntiin, jotta saat ymmärryksen kokonaistilanteesta riittävän usein. Suurten toimittajien osalta harkitse jopa päivärytmiin siirtymistä. Seuraa päivittäin, jos on tullut jotain uutta ennustedataa tai toimittajalta uutta tietoa, joka kannattaisi ottaa huomioon.

  • Käy jo tilatut ostomäärät manuaalisesti (isoimpien erien osalta) läpi ja neuvottele peruutuksista ja siirroista toimittajien kanssa.
  • Ostotilauksissa on usein tiettyjä rahtimääriä, joita halutaan täyttää. Valitse manuaalisesti ne komponentit, joilla ostotilaukset täytetään, sillä automaattisesti valitut komponentit voi olla kassavirran kannalta väärä ratkaisu.

 

4. Maksatusprosessi

4A. Ota poikkeusprosessi käyttöön maksatuksessa ja suunnittele kassaehtojen käyttö harkitusti
  • Lopeta kaikki poikkeukselliset aikaisinmaksut välittömästi (kaikki poikkeukset menevät CFO:lle hyväksyttäväksi)
  • Tiukenna kontrollia: ostotilausten, toimitusten täydellisyyden ja laadun validointia täytyy tehdä tarkasti, jotta mitään ylimääräistä ei makseta ulos.​
  • Tyypillisesti kassaehto on parempi kuin nettoehto kannattavuusnäkökulmasta, mutta nyt suosi nettoehtoja.
  • Harkitse ”kannattavuusneutraalin” nettoehdon hakemista toimittajalta uudeksi ehdoksi. Suostu tarvittaessa poistamaan kassaehdon mahdollisuus kokonaan.

4B. Ota haltuun maksulimittien ja luottoriskin epävarmuuden hallinta

Käy avointa keskustelua toimittajien kanssa. Se selkeyttää yrityksenne taloudellista tilannetta, sillä sen perusteella varmistat, että luottolimitit pysyvät tarvittavalla tasolla. Pyydä tarvittaessa CFOn tukea tähän.

 

Kävin checklistaa läpi myös jokin aika sitten webinaarin muodossa. Mikäli haluat lisätietoa jostain checklistin kohdasta, voit katsoa webinaaritallenteen täältä:

Katso webinaaritallenne

Webinaari oli osa webinaarisarjaamme Turvaa kassa kriisin yli. Kaikki webinaarisarjan jaksot pääset katsomaan täältä.

redline (1)

Kirjoittaja

Lukas Karlssonilla, Senior Consultant, on kokemusta ostovelkojen ja jakeluketjun optimoinnista Suomesta ja ulkoimailta erityisesti kuluttajatuotteiden ja konepajateollisuuden parista.