Teollisuusyritysten varastonhallinta

Jokaisella sidotulla ja myydyllä eurolla on merkitystä koronakriisin aiheuttamassa poikkeustilassa. Erilaisilla varastonhallinnan toimenpiteillä voit vapauttaa rahaa kassaan, mikä on elinehto toimintakyvyn varmistamiseksi. Koostin varastonhallinnan eri osa-alueisiin muistilistan, jonka avulla voit helposti varmistaa, että yrityksesi kääntää kaikki kivet.

 

Kysynnän ja tuotannon suunnittelu (Sales & Operations Planning)

Kaiken epävarmuuden ja hektisyyden keskellä tärkeintä on saada puserrettua ne luvut ja parametrit, joilla voidaan ohjata toimitusketjua. Nyt on siis luotava paras arvaus siihen, mikä on minkäkin tuotteen tai tuoteryhmän todennäköinen kysyntä, jonka pohjalta voidaan lähteä ohjaamaan koko tuotantoputkea.


Checklist kysynnän ja tuotannon suunnitteluun

  • Tee mahdollisimman totuudenmukainen kysyntäskenaario, älä luota sokeasti asiakkaiden ennusteisiin, omiin budjetteihin tai myynnin toiveisiin tässä tilanteessa. Huomaa että jokainen toteutunut viikko tuo uutta faktaa korona-ajan ymmärtämiseen, muista hyödyntää tätä infoa.
  • Muodosta ns. One-set-of-numbers, eli ennuste, jota kaikki alkavat toteuttaa kyseenalaistamatta.
  • Päivitä kysyntäskenaario esim. viikoittain ja suhteuta muu toiminta siihen. Perinteinen S&OP kuukausisykli (4 viikkoa) on nyt liian pitkä tässä tilanteessa.

Huomio

Ole hereillä normaalista poikkeavien hamstraamisen aiheuttamien myyntipiikkien kanssa. Tämän jälkeen saattaa tulla pitempi matalan kysynnän kausi, joten suunnittele tarkkaan onko oikea aika ostaa tai tuottaa lisää välittömästi.

Katso myös webinaaritallenne: Teollisuusyritysten tilaus-toimitusketjun ohjaus poikkeustilassa

 

Tilauskirjan hallinta

Normaalitilanteessa tilauskirjan hallinta on suhteellisen yksinkertaista: otetaan vastaan tilaus ja toimitetaan se. Tässä tilanteessa kuitenkin tulee ottaa huomioon se, että epävarmuus koskettaa nyt jokaista peluria. Sen vuoksi on äärimmäisen tärkeää, että tilauskirjaa ylläpidetään, tarkistetaan ja päivitetään aktiivisesti.

Checklist tilauskirjan hallintaan

  • Tee päivittäin päivitykset tilauskirjaan kommunikoimalla asiakkaidesi kanssa ja arvioimalla tilanne keskusteluiden perusteella
  • Käy läpi avoimet tilaukset ja arvioi viivästys-, peruutus- ja maksuriskit
  • Tee linjaus, tuleeko asiakkaiden tehdä kirjallinen vahvistus vai riittääkö suullinen tässä kohtaa 
  • Varmista, että ostojen ja tuotannon muutokset ovat hallinnassa ja otettu huomioon asiakastoimituksia vahvistaessa
  • Varmista, että olet selvillä käynnissä olevista kilpailutuksista, eli mennäänkö suunnitellun aikataulun mukaisesti, onko kilpailutuksen kohde yhä relevantti ja onko firmallasi todellista potentiaalia voittaa kyseistä kilpailutusta
  • Priorisoi toimituksia tarvittaessa asiakasluokituksen perusteella

Huomio

Työnalla olevien tilausten toteutumisen varmistaminen on erittäin tärkeää, sillä myös yritykselläsi voi olla haasteita raaka-aineiden saatavuuden ja kapasiteetin kanssa. Tehokkaimmin poistat epävarmuutta, kun varmistat asiakkailta, että ne tilaukset ja toimitukset, joiden eteen tehdään parhaillaan töitä, toteutuvat varmasti (tai ainakin suurimmalla todennäköisyydellä).

 

Sisäisten siirtojen käyttöönotto

Etenkin kansainvälisesti toimivien yritysten kannattaa tarkastaa, mitä tuotteita eri jakelukeskuksissa ja tehtaissa seisoo tyhjän panttina. Mikäli toisella puolella maapalloa sijaitsevassa tehtaassa makaa tavaraa, joka ei liiku juuri sillä maantieteellisellä markkinalla, selvitä onko sillä kysyntää jollain toisella markkina-alueella. Tämä vaatii ylimääräistä vaivannäköä, mutta tällaistenkin kivien kääntäminen kannattaa tehdä tässä kohtaa. Mikäli kysyntää on muualla, sisäisillä siirroilla voidaan vapauttaa kassasta rahaa ja lisätä myyntiä.

Checklist sisäisiin siirtoihin

  • Ota sisäiset siirrot aktiivisesti käyttöön. Vaikka tästä koituu käsittely- ja kuljetuskustannuksia, on tärkeää saada tuotteet paikkoihin, josta niitä saadaan myytyä eteenpäin.
  • Siirrä myös komponentteja yksiköstä toiseen, jotta saat toimitukset täytettyä ja asiakkaita laskutettua koko tuotteen materiaalien osalta.

Ikääntyneiden tuotteiden poisto

Ikääntyvien tuotteiden poistoon täytyy toki kiinnittää huomiota myös normaalitilassa, mutta etenkin poikkeustilassa ne kannattaa ottaa tarkempaan syyniin. Talouden puolelta on esimerkiksi saatettu jo korvamerkata huonosti kiertäviä tuotteita tai alaskirjaus on niiden osalta suunnitteilla. Kiinnitä huomiota näihin tuotteisiin, joiden arvo ei taloudellisestikaan ole enää merkittävä ja myy niitä huoletta isohkollakin alennuksella. Kaikki vaihtoehdot, mitä nykyisestä varastosta saa irti, kannattaa hyödyntää.

Checklist ikääntyvien tuotteiden poistoon

  • Käy ikääntyvät tuotteet läpi.
  • Myy ikääntyviä tuotteita kaikissa mahdollisissa myyntikanavissa. Mahdollisuuksia on tyypillisesti nykyasiakkaat, dealerit, palautukset toimittajille, muut kanavat, muut maat. Tällaisten tuotteiden laskennallisilla kateprosenteilla ei ole niin väliä, tärkeintä on saada materiaalista euroja ylipäätään ja lisätä kassavirtaa sisäänpäin.

Huomio

Toimittajapalautuksia kannattaa soveltaa myös ylipäätään tuotteille, joilta kysyntä alkaa romahtaa.

 

Asiakkaiden varastointisopimukset

Jotkut yritykset ovat tehneet asiakkaiden kanssa varastointisopimuksia. Yritys siis huolehtii, että asiakkailta löytyy hyllystä aina tietyn verran tavaraa. Nyt kannattaa katsoa, onko jollain asiakkaalla hyllyt vajaana ja voitko toimittaa heille täydennystä – toki yhteistyössä asiakkaan kanssa.

Checklist varastointisopimusten tarkistamiseen

  • Käy varastointisopimukset läpi sisäisesti ja asiakkaiden kanssa mahdollisimman pian
  • Sovi asiakkaiden kanssa, että he ottavat sopimuksenmukaiset tuotteet vastaan sovitussa aikaikkunassa.
  • Sovi samalla, kuinka varastoja jatkossa täytetään vai siirrytäänkö tilauspohjaiseen malliin.

Huomio

Jos asiakas luistaa omista velvoitteistaan, tee omalta osaltasi selkeä päätös ja lopeta riskipitoiset varastointisopimukset. Toimita jatkossa tavaraa vain sitovia tilauksia vastaan.

 

Varmuusvarastoparametrien hallinta

Toiminnanohjausjärjestelmän parametrit ovat syytä katsoa kuntoon. Eli tarkastaa, mikä on varmuusvaraston taso, tilauspisteet ja muut parametrit, jotka ajavat tavaraa sisään. Nyt kun tilanne on muuttunut dramaattisesti sitten viime varmuusvarastoparametrien päivityksestä, laskelmat ja logiikat eivät luultavasti enää vastaa vallitsevaa tilannetta.

Checklist varmuusvarastoparametrien hallintaan

  • Nollaa tarvittaessa varmuusvarastoparametrit puolivalmiiden ja erityisesti valmiiden tuotteiden varastoissa, eli aja operaatioita tarpeen mukaan ilman turhia buffereita (vaatii aktiivista kysynnän hallintaa riskien välttämiseksi).
  • Pidä parametrit ylipäätään ajan tasalla, toimitusajat alihankkijoilta voivat muuttua dramaattisesti aiempaan verrattuna.

Sesonkihankinnat kuriin

Jokainen euro, joka laitetaan nyt varastoon kiinni, on pystyttävä perustelemaan erityisen hyvin. Sen vuoksi kausihankinnat ovat tärkeää laittaa ruotuun viimeistään nyt, sillä aiemmin kauden tarpeita vastaava määrä voi uuden maailmantilanteen myötä tarkoittaa valtavien alennusmyyntienkin jälkeen varastoa, joka riittää usealle kaudelle.

Checklist sesonkihankintojen järkeistämiseen

  • Perusta päätökset rohkeasti tulevan myynnin näkökulmasta. On parempi tehdä päätös, jonka myötä tulevalla kaudella on hieman ei-oota, kuin että kassa on kiinni tavarassa, joka ei myy, eikä riitä hyvin kauppaa käyvän jatkuvan varaston täydentämiseen.
  • Neuvottele toimittajien kanssa toimitusehdoista. Neuvottelut voivat olla haastavia, jos toimitusaikaikkunat ovat menneet kiinni. Tässä on kuitenkin usein paljon menetettävää, joten pitkän suhteen varjolla on uskallettava neuvotella esim. toimitusmääristä ja vastapainona taattava tilausten palauttaminen akuutin kriisin jälkeen.

Huomio

Usein toimittajat ehdottavat esimerkiksi 30 lisäpäivää maksuaikoihin. Nyt on kuitenkin ymmärrettävä se, että tavarat voivat seisoa varastossa jopa vuosia, jos kysyntä muuttuu radikaalisti esimerkiksi kesäkauden aikana. Tavaraa kyllä saa jatkossa hankittua, eli ei kannata tässä kohtaa ostaa peläten, jos tavara loppuu pian kesken.

 

Katso case Paulig webinaaritallenteesta

Kävin tätä listausta läpi myös taannoisessa webinaarissa, jossa havainnollistin toimenpiteitä Pauligin casen näkökulmasta. Tallenteesta voit katsoa, miten hallitsimme kysyntää epävarmuuden vallitessa Pauligin Venäjän tehtaalla.

Katso webinaaritallenne

redline (1)

Kirjoittaja

Erno Rannalla on seitsemän vuoden kokemus erilaisista varastonhallinnan ja käyttöpääoman optimoinnin projekteista ja kassavirran tehostamistamisesta eri toimialoilla.