Myyntisaatavat perintäprosessi

Vastuun pallottelua osastolta toiselle, omia bonuksia ajavia myynnin edustajia, satunnaisten muistutusviestien lähettelyä, sekä epäselviä syy-seuraussuhteita. Tervetuloa talousjohtaja Järveläisen matkaan aistimaan (ja samaistumaan), kuinka kaoottista myyntisaatavien hallinta ja myöhässä olevien maksujen metsästys onkaan.


CFO Järveläinen saapuu töihin.

Hän ottaa kahvikupin käteensä ja avaa koneen tarkistaakseen maanantaiseen tapaan yrityksen taloustilanteen mittaristoa tutkimalla. Liikevaihto kasvaa mukavasti ja täyttyvä tilauskirja luo hyvän patjan tuleville kuukausille. Budjetoitu tuloslukema näyttää erinomaiselta, mutta erääntyneiden saatavien varaus vetää huolella taiteillun tuloksen nollan tuntumaan. Lisäksi myyntisaamisten kiertoa kuvaava indikaattori osoittaa maksujen tulevan entistä hitaammin asiakkailta.

Kassavirta on alkanut tyrehtyä, eikä kasvava liikevaihto ennusteista huolimatta, ole auttanut yhtään. Järveläinen ei ole täysin yllättynyt tilanteesta, mutta vähintäänkin turhautunut. Eikö hän juuri johtoryhmän palaverissa korostanut kassan kriittisyyttä - varsinkin kaiken vellovan epävarmuuden keskellä?

Mikähän se viimeviikkoinen sähköposti oli factoring-ratkaisun tarjoajalta, joka mainosti hoitavansa myyntisaatavapuolen kuntoon, kunhan vain hinnasta sovitaan...?

 

Mitähän toimitusjohtaja on tästä tänään mieltä?

Järveläinen huomaa toimitusjohtaja Ahvenen saapuvan toimistoonsa ja marssii mittaristo mukanaan keskustelemaan aiheesta. Ahven pauhaa vielä innoissaan viime viikolla voitetusta kaupasta ja piirtelee kasvukäyriä seuraavia kohteita listaten. Järveläinen keskeyttää monologin: ”Oletko nähnyt viimeisimmät luvut? Kassa kuivuu kasaan ja samaan aikaan pitäisi keksiä rahoitus uusille vieläkin kalliimmille hankkeille”.

He selailevat erääntyneiden saatavien tuoretta listaa: tutut laskut ja asiakkaat pyörivät listan kärjessä... Eikö myyntipäällikkö Kurkinen luvannut ottavansa asiakkaan kanssa puheeksi erääntyneet laskut samalla kun vahvistetaan uudet kaupat? Ja kuinka on mahdollista, että vanhentuneiden saatavien listalla on yli 200 asiakasta, vaikka laskutusta lähtee ehkä sadalle yritykselle?

Myyntisaamisten kierto hipoo 100 päivää ja erääntyviä kuvaava palkki vain kasvaa... On tuoretta juuri erääntynyttä laskua, vanhaa kamaa, jolle on jo alettu tehdä tulosvarauksia, sekä kaikkea siltä väliltä.

Myyntisaatavien kehitysMyöhässä olevien saatavien (Overdue) kehitystä kuukausittain.

Ahven huomaa kuvaajan, joka kertoo varastonkierron olevan 80 päivän paikkeilla. “Mitä jos pudottaisimme muutaman päivän varastosta? Se tarkoittaisi noin 10 mEUR arvosta lisäkassaa.” Molemmat muistavatkin, kuinka pari vuotta sitten toteutettiin suhteellisen tuloksekas varastoprojekti. Talousjohtaja laskeskelee, ettei tuolla vielä saada tarpeeksi täytettä ja vastaava päivien pudotus myyntisaamisten kierron osalta toisi 15 mEUR kassaa johtuen katteen vaikutuksesta. Suuresta potentiaalista vaikuttuneena ja pienen taivuttelun jälkeen Ahven suostuu talousjohtajan tahtoon, tokaisten:

“Ehkä tätä aihetta on vältelty nyt tarpeeksi pitkään. On aika luoda suunnitelma tuohon 15 mEUR pottiin. Piipahdapa Mikkosen luona, ja selvitä, kuinka saamme eurot viipymättä kotiutettua.”


Millä tolalla meidän perintäprosessi mahtaa olla?

Innokkaana Järveläinen kävelee saatavista ja niiden perinnästä vastaavan henkilön, Mikkosen, viereen:

”Prosessin mukaan laitamme ensin aina myynnille muistutuksen, kun 10pv on mennyt eräpäivästä ja asiakkaalle (jos tiedot löytyvät) automaattisen mailin 21 pv jälkeen. Tästä eteenpäin laitamme pari mailia perään, ja sen jälkeen on ulkopuolisen perintäyhtiön vuoro. Mutta tyypillisesti mietimme maayhtiöiden johdon kanssa, laitetaanko perintäfirma perään, kun rahoja ei kuulu – käytännössä aina päätämme kuitenkin olla puuttumatta herkkään asiakassuhteeseen täältä talousosastolta...”

”Myynti lupailee välillä vievänsä asiaa eteenpäin, mutta asiakkaat vain lykkäävät maksua, kunnes lopulta mielivaltaisesti kuittaavat ne. Me hoidamme oman roolimme erinomaisesti, mutta myynnin tai maayhtiöiden apu on mitätöntä. Mene heidän luokseen selvittämään, miksi tämä on niin vaikea asia heille ottaa hoitaakseen”.

Järveläinen kirjaa ylös talousosaston esiin tuomat haasteet: ”perintä kuulostaa reaktiiviselta ja ponnettomalta muistutusviestien lähettelemiseltä vailla todellista tahtoa ja yhteistyötä”. Tämä ei varsinaisesti yllätä häntä. Sisuuntuneena hän kävelee myynnin vetäjän Kurkisen luokse tarkempaa analyysiä varten.

 

Mikä on myyntijohtajan näkemys perintäprosessistamme?

”Vai ne sinun talousosaston hyssykät kaatoivat kaiken meidän ja maayhtiöiden niskaan”, hymyilee myyntijohtaja Kurkinen. ”Milloin sinun tiimisi on viimeksi vääntänyt miljoonakaupasta asiakkaan kanssa - se nyt on niin helppoa, vai mitä Järveläinen? Myönnän, että meillä rahojen kotiuttaminen on prioriteeteissa myyntiä matalammalla, ja syystäkin... Mutta niin kauan, kun bonukset maksetaan myynnin ja katteen perusteella, on vaikea saada motivoitua myyjiä keskittymään niinkin epämiellyttävään aiheeseen kuin saatavien karhuamiseen. Ja kyllähän ne rahat sieltä aina saadaan vaikka hetki menisikin - viime vuonna se yksi iso asiakas ei maksanut, mutta hei, rapatessa roiskuu.”

Mikkonen mainitsee myös, että mitään perintään liittyvää prosessia ei ole hänelle ikinä vilautettukaan saati, että joku olisi käynyt sen suunnitteluvaiheessa häneltä mitään kysymässä. ”Mehän juuri viime viikolla saimme Italiasta projektitoimitukseen liittyvän ison maksun, joka oli roikkunut pitkään. Eikös sillä nyt palkkoja hetki maksella - myös niitä talousosaston henkilöstön liksoja?”

Järveläinen vilkaisee raporttiaan, josta on tosiaan kadonnut suuren asiakkaan myöhässä ollut lasku, mutta samalla erääntyviin on noussut tuoreena pari uutta laskua samalta asiakkaalta liittyen toiseen liiketoimintaan. Järveläinen on juuri livahtamassa muualle, kun myynnin vetäjä huutaa perään: ”Muista, että suurin osa myöhässä olevista maksuista juontaa juurensa meidän toimitusketjun laatuvirheisiin. Ei niitä voi mennä naama punaisena asiakkaalta perimään!”.

Myyntisaatavien seurantalokiSaatavien seurantaloki

 

Pitääkö tässä sittenkin katsoa tarkemmin konepellin alle?

Myyntijohtajan sanojen saattelemana hän saapuu seuraavaksi laskutuksen tiimin luokse. ”Voiko pitää paikkansa, että suuri osa myöhässä olevista saatavista on oikeasti lähtöisin meidän omista virheistä?”, hän kysyy osaston vetäjältä, joka vahvistaa asian. ”Syitä en aina ehdi tarkistaa, mutta mututuntumalla väittäisin, että noin puolet johtuu meidän puutteellisista toimituksista, virheistä dokumentaatiossa tai epäselvyyksistä toimitusehdoissa”.

Hän lisää, että saman asiakkaan laskuilla saattaa olla eri maksuehto riippuen maasta, liiketoiminnasta ja myyjästä, mikä tarkoittaa valtavaa manuaalista infon keräämistä ennen kuin päästään edes liikkeelle. Tähän päälle vielä se, että keskusorganisaation kautta menee noin 50 % kaikista laskuista, mutta loppuvolyymi, joka laskutetaan maayhtiöiden kautta, on täysin riippuvaista paikallisista toimintatavoista. Emme me edes tiedä, onko asiakkaan luottokelpoisuutta jaksettu tarkistaa joka maassa asianmukaisesti tai kuinka usein asiakkaita laskutetaan.

 

Pelasta meidät tästä suosta, oi factoring-kumppani!

Järveläinen saapuu pää pyörällä takaisin omalle paikalleen ja avaa sähköpostinsa etsiäkseen factoringia tarjonneen toimijan tiedot. ”Jos tämän saa ulkoistettua niin sen teen, maksoi mitä maksoi.” Puhelinnumeron löydettyään haastava päivä saa kuitenkin jatkoa, sillä factoringin edellytyksiin kuuluukin yhtenäiset, dokumentoidut prosessit sisältäen mm. maksuehtopolitiikan formaaleine hyväksymisrajoineen... Eikä palvelua pystytä soveltamaan heidän kauttaan kuin rajatuissa maissa luotettavien asiakkaiden osalta.

 

Miten ihmeessä tästä selvitään?

Hän raapustaa muistiinpanot vihkoonsa ja rojahtaa toimitusjohtajan huoneeseen epätoivoinen ilme kasvoillaan. ”En aavistanut, kuinka sekaisin meidän saatavien hallinta tässä firmassa on, eihän tästä tule yhtään mitään.” Ahven katsoo häntä hetken ja vilkaisee talousjohtajan muistivihkon kirjauksia: ”Nyt ei ole aika vaipua synkkyyteen, mehän olemme jo ottaneet ensimmäisen askeleen eteenpäin - ymmärrämme tärkeitä haastealueita”.

Myyntisaatavat prosessi hukassa

Samassa myös Järveläinen tajuaa: ”Totta, otetaan tuo lista, istutaan haastateltujen henkilöiden kanssa alas, priorisoidaan keskeisimmät kehitysaihiot ja aletaan hommiin”.

Kuulostaako oheinen esimerkki tutulta oman firmasi näkökulmasta? Tarina on fiktiivinen, mutta samalla hyvin lähellä usean organisaation toimintatapoja saatavien hallinnan osalta - ja voisi hyvin kuvata lähtökohtaa perinnän tehostusprojektin kartoitusvaiheen osalta. CFO:n listaamat asiat ovat myös todistettavasti parannettavissa systemaattisella lähestymisellä ja käytännön raa’alla tekemisellä.

Vinkkejä kehitysaskeleiden ottamiseen löydät blogikirjoituksesta Myyntisaatavat kassaan vauhdilla - Näin syynäät erääntyviä asiakaslaskuja ja webinaaritallenteestamme Myyntisaamiset - sisään tulevan kassavirran turvaaminen.

redline (1)

Kirjoittaja

Erno Rannalla on 7 vuoden kokemus erilaisista varastonhallinnan ja käyttöpääoman optimoinnin projekteista ja kassavirran tehostamistamisesta eri toimialoilla.