Näin onnistut maksuehtoneuvotteluissa toimittajien kanssa

Pidemmät maksuehdot toimittajien suuntaan vapauttavat yrityksen kassaan rahaa. Miten toimittajien kanssa voi neuvotella pidemmät maksuehdot? Tässä blogikirjoituksessa jaan toimenpidelistan, jonka avulla voit valmistautua maksuehtoneuvotteluihin. Lisäksi annan vinkkejä, miten voit taklata toimittajien yleisimmät vasta-argumentit.

Pidemmät maksuehdot toimittajille = enemmän rahaa kassassa​

Yrityksen isossa kuvassa maksuehtoneuvottelut ovat osa käyttöpääoman optimointia. Usein yritykset neuvottelevat maksuehtoja pidemmiksi, jotta ne saisivat vapautettua käyttöpääomaa, eli lisää rahaa kassaan. Etenkin näin Covid-19 -pandemian keskellä raha kassassa on erityisen tärkeää toimintakyvyn säilyttämisen vuoksi. Lisäksi yrityksen kasvu on järkevää rahoittaa omalla rahalla, jos siihen vain on mahdollisuus.

Seuraavaksi napakka nettokäyttöpääoman teoriaosuus, jotta saat ymmärryksen, mihin osaan nettokäyttöpääomaa maksuehdot vaikuttavat. Alla näet kuvion nettokäyttöpääoman komponenteista ja esimerkkiluvuista:

Myyntisaamiset ja varastot lisäävät nettokäyttöpääomaa. Ostovelat ja saadut ennakkomaksut vähentävät nettokäyttöpääomaa. Maksuehtojen pidennyksellä voit kasvattaa ostovelan määrää.

Mitä pidemmiksi saat neuvoteltua maksuehdot toimittajien kanssa, sitä vähemmän sinulla on nettokäyttöpääomaa eli vapautat rahaa yrityksesi kassaan.

Kuinka paljon rahaa voi vapauttaa kassaan pidentämällä toimittajien maksuehtoja?

Laskukaava maksuehtojen pidentämiselle on erittäin yksinkertainen ja voit helposti laskea sen auki per toimittaja. Laskukaava yhden päivän pidennykselle per toimittaja on seuraava:

12kk ostot € / 365

Tämä luku indikoi siis sitä, kuinka paljon voit vapauttaa rahaa kassaan, jos saat pidennettyä maksuehtoa yhden päivän. Tavoite on toki neuvotella maksuehtoihin enemmän kuin yksi päivä lisää.

Havainnollistaakseni euromääriä laskin esimerkkiluvuilla auki, kuinka paljon pidemmät maksuehdot vapauttavat rahaa yrityksen kassaan:

Laskin kuvioon auki myös sen, kuinka paljon maksuehdon pidentäminen säästää yrityksen kustannuksia: cash release * WACC  (WACC = weighted average cost of capital, eli pääoman keskimääräinen kustannus. Luku painottaa vieraan pääoman ja oman pääoman kustannuksen.)

Kuten kuviostakin huomaat, voi maksuehtojen pidentämisellä olla suuriakin vaikutuksia. Neuvottelut toimittajien kanssa saattavat kuitenkin olla tiukkoja etenkin näin Covid-19-kriisin aikoihin, joten niihin kannattaa valmistautua huolella. Seuraavaksi jaan listan, miten voit valmistautua neuvotteluihin.

3 näkökulmaa, kuinka valmistautua maksuehtoneuvotteluihin

Jotta neuvottelut menevät nappiin, kannattaa niihin valmistautua kolmesta eri näkökulmasta.

1. Kokoa yhteen toimittajan talousluvut

Toimittajien talouslukuihin pääset käsiksi hyödyntämällä esimerkiksi AlmaTalentin yritystietopalveluja tai Orbista, josta näet myös ulkomaisten yritysten taloustietoja. Julkisten osakeyhtiöiden talousluvut löydät ilmaiseksi heidän sijoittajasivuiltaan.

Ota selvää ainakin seuraavista luvuista:

1. Liikevaihdon koko & trendi ja kannattavuus​
   Onko toimittajan liikevaihto kasvava vai laskeva? Tekeekö yritys positiivista vai negatiivista tulosta?
   → Tieto vaikuttaa olennaisesti neuvottelun luonteeseen
   
   
2. DSO (days sales outstanding)
   Mikä on toimittajan suuntaa-antava keskimääräinen maksuehto asiakkaille? DSO-luvun voit laskea näin: myyntisaamiset / 12kk myynti x 365
   → Vertaa lukua yrityksesi ja toimittajan väliseen maksuehtoon
   
   
3. Maksuvalmiussuhde (quick ratio)
   Millainen toimittajan lyhyen aikavälin maksuvalmius on? Maksuvalmiussuhteen voit laskea näin: Kassa + rahoituksen arvopaperit + myyntisaamiset / lyhytaikaiset velat
   → Jos luku on yli 1, toimittajan maksuvalmius on hyvällä tasolla, eli toimittajalla on enemmän euroja tai pian saatavia euroja lyhytaikaisten velkojen maksamiseen kuin itse lyhytaikaista velkaa
   → Jos toimittajan maksuvalmius on hyvä, maksuehtojen pidentäminen ei merkittävästi vaikuta sen kykyyn suoriutua lyhytaikaisista veloista etenkin, jos ette ole sen suurimpia asiakkaita
   
   
4. Myynti, kate, kassavirta, muu mikä?
   Selvitä, mitkä luvut ovat toimittajalle tärkeimmät.​ Tätä tietoa et välttämättä näe suoraan talousluvuista, mutta voit arvioida muista lähteistä, tekeekö toimittaja esimerkiksi kaikkensa kasvun eteen, kertooko nettokäyttöpääoman tehokkuusluvut, että fokus on kassavirrassa jne.
   → Tällä tiedolla voit hioa neuvottelutaktiikkaasi, esim. jos myyntieurot ovat tärkeät toimittajalle, voit kartoittaa, voisitko keskittää hankinnat ko. toimittajalle ja saada tällä tavalla heiltä pidemmän maksuehdon

2. Kokoa yhteen omat tietosi toimittajasta

Seuraavaksi analysoi ERP:stäsi/CRM:stäsi löytyvää dataa koskien toimittajaa. Selvitä ainakin seuraavat tiedot:

1. Osuus liikevaihdosta​
   Vertaa hankintojesi summaa toimittajan liikevaihtoon.
   → Tämä luku kertoo, kuinka merkittävä asiakas olet toimittajalle
   
   
2. Hankintojen tai hintojen kehitys vs. maksuehdon kehitys
   Selvitä, miten toimittajan maksuehdot ovat peilanneet hankintojen tai hintojen kehitystä, esim. onko toimittaja nostanut hintoja vuosittain, mutta maksuehto ei ole pidentynyt.
   → Jos löydät epäkohtia, on se loistava argumentti neuvotteluissa
   
   
3. Toimittajan laskutuksen ajankohta​
   Tarkista, että olet saanut laskun toimittajalta aikaisintaan samaan aikaan hankitun tavaran kanssa – ei ennen kuin tavara on varastossasi.
   → Jos olet saanut laskun ennen tavaran vastaanottoa, maksuehdosta saatu hyöty on mennyt tavaran kuljetusaikaan. Käytä tätä hyödyksi neuvotteluissa
   
   
4. Maksuehdon, materiaalilaadun tai toimitusajan epäsäännöllisyys
   Selvitä mahdollisia epäsäännöllisyyksiä maksuehdoissa, materiaalin laadussa tai toimitusajassa.
   → Näitä tietoja voit käyttää vipuna neuvotteluissa, esim. jos materiaalin laadussa on ollut puutteita, voit saada sen turvin pidemmän maksuehdon
   
   
5. Toimittajalta hankitun materiaalin varaston kierto​ omassa varastossasi
   Selvitä, toimittajan tavaran varaston kierto. Hidas kierto voi johtua esim. toimittajan asettamista suurista minimitilausmääristä​.
   → Pitäisikö maksuehdon olla pidempi, jotta toimittaja osallistuisi omalta osaltaan riittävästi toimitusketjun rahoitukseen?

3. Arvioi toimittajasuhdetta

Seuraavaksi kokoa yhteen toimittajasta saadut tiedot ja arvioi suhdettanne. Tämä arvio kertoo sinulle muun muassa sen, kuinka helppoa tai vaikeaa toimittaja on vaihtaa johonkin muuhun samassa hankintakategoriassa.

Määrittele seuraavan nelikentän avulla, mikä laatikko kuvastaa parhaiten suhdettanne ja perusta neuvottelussa käytettävät argumentit sen ympärille:

→ Mikäli päädyt arviossasi vasempaan alakulmaan, ei neuvotteluita kannata välttämättä edes pitää, sillä saavutettavissa olevat hyödyt ovat luultavasti niin pienet

HUOM. Etenkin pienten toimittajien osalta ei kannata lähteä neuvottelemaan aggressiivisesti pidemmistä maksuehdoista. Näin Covid-19-kriisissä se voi jopa kaataa toimittajan ja se ei ole kenenkään kannalta hyvä lopputulema.

Toimittajien tyypilliset vasta-argumentit

Maksuehtoneuvotteluihin valmistautumiseen kuuluu myös pohtia toimittajien mahdollisia vasta-argumentteja. Kirjaa näitä ylös ja valmistaudu perustelemaan omat argumenttisi. Olen ollut mukana auttamassa useita asiakkaita eri toimialoilta maksuehtoneuvotteluissa ja olenkin kerännyt listaa tyypillisistä vasta-argumenteista, joita toimittajat esittävät.

Vasta-argumentti 1: Maksuaikanne on ollut pidempi kuin sopimamme maksuehto.

Valmistaudu ottamalla selville faktat transaktiodatasta​ ja vastaa itsellesi näihin kysymyksiin:

• Onko laskun myöhästyminen ollut kertaluonteinen tapahtuma vai maksetaanko laskut useinkin myöhässä?​
• Onko myöhästyneisiin maksuihin jokin administratiivinen syy, esim. laskujen maksut vain tiettyinä pankkipäivinä?​

→ Jos maksut osuvat järjestelmällisesti eräpäivään, näytä tämä faktojen kautta – tästä voi olla huomattavaa etua tietyissä maissa, etenkin Itä- ja Etelä-Euroopassa

Vasta-argumentti 2: Meillä on itsellämme kassavirtahuolia, emmekä sen vuoksi voi pidentää maksuehtoja.

Olet toivottavasti koonnut jo yhteen toimittajan talousluvut. Niistä käy helposti ilmi, onko asia todella näin. Erityisesti näiden kysymysten kautta voit valmistautua tähän vasta-argumenttiin:

• Kuinka vakaa toimittaja on taloudellisesti?​
  • Tarkista faktat toimittajan talousluvuista​ (liikevaihto, kannattavuus)
  • Mikä on toimittajan maksuvalmiussuhde?​
• Kuinka pitkiä maksuehtoja toimittaja näyttää antavan asiakkailleen keskimäärin (DSO)?​
• Miltä toimittajan käyttöpääoman tehokkuusluvut näyttävät – onko käyttöpääoman optimointi todellakin fokuksessa?​

→ Jos olette toimittajalle pieni asiakkuus, ei pidemmällä maksuehdolla ole merkittävää vaikutusta toimittajan kassavirtaan​

Vasta-argumentti 3: Hankintamääränne ovat liian pienet, jotta meidän olisi järkevää pidentää maksuehtoa.

Pohdi, onko teidän mahdollista luvata suurempia ostomääriä pidemmän maksuehdon saamiseksi?​

Korosta syitä, miksi haluatte pidentää maksuehtoa. Onko päämääränänne esimerkiksi syventää yhteistyötä tiettyjen toimittajien kanssa, jotka voivat antaa pidempiä maksuehtoja?

Vasta-argumentti 4: Voimme pidentää maksuehtoa, mutta samalla myös korotamme hintaa.

Yleisesti ottaen pyri pitämään maksuehdot ja hinnat erillisinä neuvotteluina. Keskity maksuehtoneuvotteluun argumentteihisi nojaten, sen sijaan että tyydyt pelkästään valitsemaan toimittajan antamista vaihtoehdoista.

Valmistaudu kuitenkin laskemalla eri skenaarioita, jos toimittaja korottaisi hintoja. Usein hinnan nousu kumoaa pidemmästä maksuehdosta saadut kustannushyödyt​. Laske auki, mikä olisi teille parempi vaihtoehto nykytilanteessa. Muista kyseenalaistaa hinnankorotusprosenttia: Mihin se perustuu? ​

Tarvitsetko asiantuntija-apua maksuehtoneuvotteluihin?

Autan teitä mielelläni enemmänkin kuin tämän yhden blogikirjoituksen ja webinaarin verran! Voin nopealla aikataululla kartoittaa teidän nykytilanteen ja potentiaalin per toimittaja, pitää teille neuvottelukoulutuksen ja antaa teille neuvottelujen läpivientiä tukevia käytännön työkaluja, kuten esimerkiksi laskurin maksuehtojen ja hinnanmuutosten väliseen vertailuun. Tutustu tarkemmin FreeCash from Suppliers -palvelun sisältöön ja hintaan:

Kirjoittaja

Mikael Lagerroossilla on yli kahden vuoden kokemus käyttöpääoman tehostamisesta, erityisesti toimittajarajapinnassa.