PMO ja tilannejohtaminen

Antti Koivula, Työterveyslaitoksen pääjohtaja, kirjoitti Helsingin Sanomissa 4.4. kriisijohtamisesta. Hänen kolme keskeisintä teesiään olivat:

  1. Keskeisintä organisaatioiden kriisijohtamisessa on keskittyä yhteisen tavoitteen yksinkertaistamiseen, vaalimiseen ja konkretisoimiseen,
  2. Johdon päätöksenteon ja siitä seuraavien toimenpiteiden toteuttamisen kellotaajuuden nostaminen,
  3. Kokonaisuuden kannalta on löydettävä luottopelurit, joiden avulla kriittinen massa saadaan siirtymään kohti tavoitetilaa.

Yhdyn täysin Koivulan sanoihin ja pidimmekin osittain samasta teemasta, Project Management Office (PMO) ja tilannejohtaminen, webinaarin 7.4. Webinaarin tallenteen voit katsoa täältä. Tässä blogikirjoituksessa kerron, miten otat PMOn ja tilannejohtamisen toimenpiteet käyttöön ja siten kriisitilanteen haltuun.

Systemaattisuutta ja nopeutta ketterillä menetelmillä

Etenkin nyt kun nopeus on valttia ja aika on rahaa, keskitetyssä projektin ohjauksessa (PMO) tulisi hyödyntää ketteriin menetelmiin (lean, scrum, agile, safe) pohjautuvia toimintatapoja. Perinteiset projektien suunnittelu ja ohjausmallit (gantt, vesiputous) eivät toimi nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Viimeistään nyt tulee panostaa ketteriin menetelmiin tai ainakin niiden keskeisiin elementteihin, kuten visuaalinen johtaminen, päivittäisjohtaminen ja vähän kerralla nopeasti täysin valmiiksi.

Project Management Office (PMO), eli keskitetty projektien ohjaus on paras ja nopein tapa viedä haastava muutos tai muu tarve läpi organisaatiossa. Nyt kun koronan vuoksi markkinaa hallitsee kaaos, entistä arvokkaampaa on järjestys, systemaattisuus ja organisoituminen yrityksessä. Tätä keskitetty projektin ohjaus luo yritykseen. Lisäksi yksi koordinoiva taho tuo tehokkuutta toimintaan. Muuten käy helposti niin, että moni eri taho kyselee samoja asioita ja kenelläkään ei ole tilanteesta kokonaiskuvaa.

PMO:ssa noudatetaan selkeitä päivä- ja viikkotavoitteita, tehtävät vastuutetaan ja niitä seurataan systemaattisesti. Tiiviillä rytmillä saavutetaan nopeammin tuloksia ja myös mahdolliset karikot tulevat näkyviin etupainotteisesti.

Näin hyödynnät keskitettyä projektin ohjausta (PMO)

Vallitsevassa poikkeustilassa yrityksen tavoitteet tulisivat olla toimenpiteissä, jotka vaikuttavat nopeasti kassavirtaan. Tavoitetta tukeaksesi ota keskitetty projektien ohjaus käyttöön seuraavanlaisesti:

  1. Luo linjaukset ja toimenpidesuunnitelmat keskitetysti valitun projektitiimin johdolla ja yhdessä ylimmän johdon kanssa. Kaikkia ei osallisteta tässä vaiheessa, sillä eteneminen 80% tarkkuudella on tärkeämpää kuin 100% viilattu suunnitelma.

  2. Valitse toimenpiteet hyödyntämällä esimerkiksi ‘Vaikutus – Työmäärä’ –matriisia. Ohjaa kaikki panostukset korkean vaikutuksen toimenpiteisiin ja johda näitä valituilla taktiikoilla.

PMO-vaikutus-tyomaara-matriisi

  1. Pilko muutosohjelma eri osa-alueisiin ja muodosta niistä välitavoitteet ja toimenpiteet.

  2. Valitse PMO, joka johtaa toimenpiteitä. Ulkopuolinen taho PMO roolissa voi tuoda hyötyjä, kun halutaan ottaa uudet toimintamallit käyttöön ja päätökset halutaan nopeasti viedä käytäntöön (asiantuntijaroolin merkitys, kokemus haastavan muutoksen läpiviennistä, objektiivinen näkökulma).

  3. PMO johtaa toimenpiteitä viikko/päivärytmillä jokaisen osa-alueen osalta. Esimerkkinä mallista on viikoittaisen tekemisen suunnittelu ja kommunikointi johdolle aina maanantaisin, sekä toteuman käsittely projektistriimissä perjantaisin. Näin ymmärrys muutoksen toteutumisesta on jatkuvasti johdolla.

  4. PMO luo myös täyden läpinäkyvyyden johtaviin ja tukeviin mittareihin, joilla voidaan todentaa eteneminen ja mahdolliset haasteet. Mittareita tulisi kyetä seuraamaan päivä- ja viikkotasolla. Kuukausitason mittarit eivät riitä tässä tilanteessa.

  5. Ota leanistä/scrumista tuttu päivittäisjohtaminen käyttöön joka puolella organisaatiota, myös johdossa. Pidä joka päivä samaan aikaan lyhyt (15 min) tilannepäivitys ja sovi seuraavista toimenpiteistä. Fokus tulee olla tässä ja tulevissa päivissä, ei menneisyydessä.

  6. Yhdistä päivittäisjohtamiseen visuaalinen johtaminen, joka tulisi olla mahdollisimman standardoitua organisaatiossa. Tällä tavoin kaikkien on helpompi lukea tilannetietoa esim. valkotauluista tai intrasta. Vielä parempi on rakentaa ketju, jossa eri osastojen palaverit on aikataulutettu ja viimeisenä käydään johdon palaveri.

  7. Ota tarvittaessa war room konsepti käyttöön tehokkaan etenemisen ja läpinäkyvyyden varmistamiseksi.

PMOn rooli on äärettömän tärkeä muutoksen läpiviennissä. PMO voi ottaa myös roolin viemällä muutosta eteenpäin etulinjassa. Parhaimmillaan PMO on osana päivittäisessä läpiviennissä yhdessä muun organisaation kanssa, jolloin keskijohto ja muu toteuttava tiimi ei koe jäävänsä yksin haastavan muutoksen keskellä.

 

Päivittäisjohtamisesta ja sotahuoneesta lisää webinaaritallenteessa

Tomi Pyyhtiä kirjoitti osuvasti Talouselämän artikkelissaan ”Nyt on nopeus valttia. Se minkä yrityksesi on aikaisemmin rakentanut 8-12 kuukaudessa, pitää nyt pystyä rakentamaan 8-12 päivässä.” Nopeutensa vuoksi ketterät menetelmät ovat kullan arvoisia tässä poikkeuksellisessa tilanteessa. Lisää ketteristä menetelmistä, päivittäisjohtamisesta ja sotahuoneesta kerroin PMO ja tilannejohtamisen webinaarissa. Jos aihe kiinnostaa, katso webinaaritallenne:

Katso webinaaritallenne

redline (1)

Kirjoittaja

Mikko Hulkkosella, Senior Manager, on yli 20 vuoden kokemus kansainvälisten toimitusketjujen johtamisesta lukuisilla eri toimialoilla.