Operatiivinen toimenpidesuunnitelma kassakriisin välttämiseksi

Olemme huomanneet koronakriisin aikana, että osa yrityksistä on lamaantunut. Vaikka yritys ei juuri nyt olisi suistumassa kassakriisiin, suosittelemme vahvasti, että sen välttämisen eteen johto ja omistajat tekisivät nyt jos koskaan järeitä päätöksiä ja toimenpiteitä.

Tässä blogikirjoituksessa annamme tiiviin katsauksen ehdotuksineen käyttöpääoman ja hankintojen optimoimiseen. Meillä on myös webinaarisarja, Turvaa kassa kriisin yli, jonka jaksoissa keskitymme tarkemmin aina yhden operatiivisen osa-alueen toimenpidelistoihin. Tämä blogikirjoitus kokoaa osan toimenpidelistoista yhteen.  Aloituswebinaarissa kävimme kaikki toimepidelistan osa-alueet läpi ja tallenteen voit katsoa täältä: 

Katso webinaaritallenne

 

Mukauta myyntisaatavat asiakaskohtaisesti ja vältä suuret luottotappiot

Talouden laskusuhdanteessa monen yrityksen kysyntä laskee ja sisään tulevat myyntieurot vähenevät. Käyttöpääoman osalta ongelmat kertautuvat. Kun asiakkaiden tilanteet muuttuvat haastaviksi, kassaa sitoutuu entistä enemmän myyntisaataviin. Asiakkaiden maksuehdot pitenevät, sillä he joko neuvottelevat pidempiä maksuehtoja tai eivät yksinkertaisesti maksa laskuja ajallaan. Pahimmassa tapauksessa tulee luottotappioita, eli asiakkaat eivät maksa laskuja lainkaan.

Toimenpiteet myyntisaatavien mukauttamiseen

  1. Hahmota asiakaskohtaisten myyntisaatavien kokonaiskuva
    Selvitä, miten yhteistyötä asiakkaan kanssa rahoitetaan sisältäen maksuehdot, asiakkaan maksukäyttäytymisen ja mahdolliset asiakaskohtaiset varastot. Varmista, että mallit ovat molemmille osapuolille järkevät.

  2. Priorisoi asiakkaitasi myös maksuajan ja maksukyvyn mukaan 
    Välttääksesi luottotappiot, selvitä, onko asiakkaiden maksukäyttäytymisessä tapahtunut muutoksia viime viikkojen aikana. Tiukentamalla luottolimiittejä poikkeamat näkyvät nopeasti ja pystyt tarttumaan niihin. Vältät suuret luottotappiot, kun otat isojen asiakkaiden myyntisaamiset päiväseurantaan ja keskustelet heidän kanssaan mahdollisimman usein kriisin vaikutuksista.

  3. Aloita proaktiivinen perintä
    Proaktiivinen perintä alkaa riskitapauksissa ja -tilanteissa jo ennen laskujen erääntymistä. Tällä toimenpiteellä varmistat, että omat laskusi ovat pinossa päällimmäisenä ja ne maksetaan ensin.

  4. Lisää tai ota käyttöön faktorointi
    Faktoroinnin lisääminen kannattaa tehdä mahdollisimman laajasti suurten ja keskisuurten asiakkaiden osalta rahoituksen optimoimiseksi molempien osapuolien kannalta. Uskomme pankkien olevan nyt mukana kohtuullisin ehdoin.

Lisää myyntisaatavien toimenpiteistä esimerkkien kera voit katsoa Anssi Panulan webinaarista Myyntisaamiset - sisään tulevan kassavirran turvaaminen:

Katso webinaaritallenne

 

Tehosta varastonhallintaa ja vältä sitomasta rahaa tuotteisiin, jotka eivät myy

Varastonhallinta on aivan keskeistä kriisiaikoina. Mikäli siihen ei kiinnitä huomiota, omat operaatiot sitovat rahaa kassaan. Jos yritys jatkaa esimerkiksi tuotannon suunnittelua ja ohjausta samoilla prosesseilla kuin ennenkin, rahaa sitoutuu raaka-aineisiin, puolivalmiisin ja valmiisiin tuotteisiin. Matalasuhdanteessa kysyntä on laskenut ja ehkä kysyntäprofiili on muuttunut, niin yhtäkkiä kassa on sitoutunut varastoon, jota ei saadakaan myytyä eteenpäin. Tällaisessa tilanteessa kassa saattaa olla kiinni pitkällekin jalostetuissa lopputuotteissa, joita ei saada myytyä ehkä asiakkaalle x, kun taas asiakkaalle y saataisiin myytyä toista tavaraa, johon taas ei ole kassaa olemassa.

Toimenpiteet varastonhallinnan tehostamiseen

  1. Rakenna totuudenmukainen kysyntäskenaario kysynnän ja tuotannon suunnitteluun (S&OP-prosessi)
    S&OP-prosessi toimivuus on nyt avainasemassa. Uskalla luoda mahdollisimman totuudenmukainen kysyntäskenaario asiakkaiden ennusteista, omista budjeteista ja myynnin toiveista huolimatta.

  2. Siirry viikoittaiseen S&OP-prosessin seurantaan
    Perinteinen neljän viikon S&OP-sykli ei toimi kriisitilanteessa, vaan kysyntäskenaariota tulee päivittää viikoittain tai jopa päivittäin. Suhteuta kaikki muu toiminta tähän kysyntäskenaarioon.

  3. Tunnista kysyntäpiikit
    Asiakkaiden tuotteiden hamstraus saattaa yleistyä, mikä voi aiheuttaa epätavallisia piikkejä kysynnässä. Ole hereillä näiden kanssa, sillä tunnistamattomana piikit voivat aiheuttaa tarpeettomia varastojen täydennyksiä tai palveluasteen heikentymistä tilanteen normalisoiduttua.

Varastonhallinnan tehostamisesta erityisesti teollisuusyrityksen näkökulmasta pidettiin webinaari Erno Rannan johdolla ja tallenteen voit katsoa täältä: 

Katso webinaaritallenne

 

Leikkaa kuluja ja vältä investoimasta epäolennaisiin tavoitteisiin

Matalasuhdanteessa ja uudessa kysyntätilanteessa suhteellinen kulutaso jää liian suureksi, mikä tarkoittaa sitä, että kuukausi toisen perään yritys tuottaa tappiota. Liian suuri kulutaso syö luonnollisesti kassaa.

Nyt on entistä tärkeämpi miettiä, mitkä ovat yrityksen tärkeimmät taloudelliset fokusalueet ja mittarit. Katteen optimointi tai toimitusvarmuuden 100% tason varmistaminen eri tavoin ovat toissijaisia tavoitteita tällä hetkellä. Tärkeintä on varmistaa kassavirran riittävyys tämän kriisiajan yli.

Toimenpiteet kulujen leikkaamiseen

  1. Rakenna entistä tiiviimpi yhteistyö avaintoimittajien kanssa
    Suorien hankintojen osalta kannattaa rakentaa yhteistyötä avaintoimittajien kanssa entistä tiiviimmin. Keskustele eri avaintoimittajien kanssa ja löytäkää keinot, miten selvitä tästä tilanteesta. Eri toimittajien kanssa keinot voivat tarkoittaa eri asioita.

  2. Lopeta hankinnat kokonaan, jos vain pystyt
    Tehokkain keino on lopettaa hankinnat kokonaan, mutta suorissa hankinnoissa se on vaikeaa tai jopa mahdotonta. Epäsuorissa hankinnoissa se on puolestaan mahdollista. Arvioi esimerkiksi, voisiko omat työntekijät tehdä niitä työtehtäviä, joita nyt ostetaan ulkopuolelta.

  3. Luo väliaikainen ostopolitiikka
    Nyt kannattaa luoda väliaikainen kiristetty ostopolitiikka. Määrittele, kuka saa ostaa ja kuinka paljon ja millaisia hyväksymisportaita tulee noudattaa.

Teetpä sitten mitä tahansa toimenpiteitä kassakriisin välttämiseksi, onnistumisen kannalta päivittäinen johtaminen ja tilannekuvan jakaminen ovat kriittisiä asioita sisällön lisäksi. Nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä päivätason johtamisella fokusoidaan tekeminen siihen, mikä on tärkeää ja mihin voidaan vaikuttaa juuri nyt.

Tilannejohtamisesta ja project management officesta (PMO) voit katsoa webinaaritallenteen täältä:

Katso webinaaritallenne

 

Turvaa kassa kriisin yli -webinaarisarjan jaksojen tallenteet voit katsoa tältä sivulta:

Katso Turvaa kassa kriisin yli -webinaarisarjan tallenteet

redline (1)

Kirjoittajat

Maria Åbergilla on yli 10 vuoden kokemus erilaisista muutosprojekteista ja kassavirran tehostamisprojekteista eri toimialoilla. Maria toimii Suomen toimitusjohtajana.​

Mikko Myllyksellä on yli 10 vuoden kokemus käyttöpääoman projektijohdosta useilla toimialoilla. Tällä hetkellä Mikon työajasta suurin osa kuluu myynnin ja markkinoinnin kehittämiseen.